Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером, остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.

Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда.

Архивы имеют право на изменение нумерации дел. Нередко это делается в интересах самих пользователей.

Конечно, в случае перенумерации архив должен привести и описи в рабочий вид. То есть «опись должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет» (пункт 41.

1 «Правил…») и содержать номера единиц хранения (или учета), там же пункт 41.2.

Частый «грех» архивов – этот путаница пользователей двумя столбцами в описи, первым, в котором обычно указывается номер дела, но сам столбец именуется «№ п/п» и вторым с заголовком «Индекс дела», «Делопроизв. номер» и совсем другими цифрами.

Начинающие исследователи могут указать неправильный номер. Но это вина пользователя. Будьте внимательны.

Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.

Номера фондов меняются достаточно редко. Обычно это происходит при переработке фондов и их объединении. Для пользователей это более удобно. Бывают случаи, когда архивный фонд одного фондообразователя существует в архивном учреждении под разными номерами. Могут отличаться хронологические рамки. Архив регулярно проводит работу по исправлению таких недочетов.

Номера описей меняются чаще, но тоже для удобства. Например, в архивном фонде Рязанской духовной консистории существовали три разные описи метрических книг Шацкого уезда Тамбовской губернии. Сейчас описи переработаны и из трех сформирована одна. Работать с ней намного удобнее и, в первую очередь, неподготовленному пользователю. Сотрудник архива может найти дела вообще без описи.

Такая же ситуация и с изменением нумерации дел. При объединении описей, меняется и нумерация.

Для работы в конце новой описи помещается переводная таблица, которая позволяет соотнести новый номер со старым. Старая опись так же помещается в фонд как отдельное дело и ее всегда можно изучить.

Архив издал нужный мне справочник, и продает его за несколько тысяч рублей. Он имеет право так поступать?

К сожалению, так происходит. Например, РГАДА издает архивные справочники в аффилированном издательстве «Древлехранилище».