Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

Опыт зарубежных архивов

В ряде зарубежных стран проблема решается за счет использования иной экономической модели деятельности архивов, в рамках которой выделяемые архиву средства и ресурсы пропорциональны тому, насколько активно используются архивные материалы – соответственно, архивы начинают бороться за посещаемость, за количество обращений к их документам и т. д. В этом случае у архивов появляется мотивация дать максимально удобный доступ к НСА самим исследователям.

Тем не менее, хороший НСА создаётся и поддерживается тогда и только тогда, когда в нем кровно заинтересованы сами архивисты. Типичной является тенденция к использованию как самими архивистами, так и исследователями одних и тех же архивных информационных систем (естественно, с предоставлением исследователям урезанных прав доступа).

С моей точки зрения, единственный способ успешного решения проблемы НСА – поиск экономических и нормативно-правовых решений, выгодных как пользователям архивов, так и архивистам.

Этому вопросу многие зарубежные архивы уделяют первостепенное внимание.

Мощным стимулом для раскрытия НСА также является кардинальная перестройка деловых процессов архива, например, перевод процедуры заказа документов для исследователей в электронный вид через онлайн каталог, когда полностью ликвидируются традиционные бумажные требования и необходимость посещать с целью их подачи читальный зал.

Те архивы, которые уже перешли на выдачу затребованных документов преимущественно в электронном виде (в том числе удалённым пользователям и за разумную плату), особенно мотивированы в этом плане.

Создание НСА – это по-прежнему большая, трудоемкая и часто неблагодарная работа, а стремительный рост объёмов и разнообразия документов, создаваемых в ходе деловой деятельности и, соответственно, попадающих затем в архивы, создаёт дополнительные проблемы.

В связи с этим из международной практики видны разнонаправленные тенденции:

• Там, где работа по созданию НСА ведётся традиционными методами, в ручном режиме, в связи с растущими объёмами документов наблюдается снижение детальности и качества архивного описания. Многие архивы переходят от описаний на уровне дел к описанию на уровне архивных коробов, лишь бы быстрее пустить вновь принятые на хранение материалы в оборот.