Практические советы и рекомендации закупщикам. Серия публикаций «От азов до совершенства». 5-я публикация

От анализа зарубежного опыта организации системы снабжения давайте перейдем к ресурсам, которые необходимы для подготовки к трансформации закупочной функции. Этот ресурс мы условно обозначим определением «База знаний», которая включает в себя методологию и маркетинг, описание окружения бизнес-процесса закупок, подготовку и проведение коммерческих переговоров, аудит эффективности, полномочия и необходимые ресурсы, обучение и создание кадрового резерва.

1. Методология и регламентация закупочных процессов

Наука движется толчками, в зависимости от успехов, делаемых методикой.

    И. П. Павлов

Управление закупочной деятельностью является одной из приоритетных задач, решение которой поможет улучшить результаты деятельности компании в области сокращения затрат и издержек, а также позволит обеспечить ее устойчивое развитие.

Одним из требований является описание бизнес-процессов, разработка политики, стандартов, положений, регламентов, методических пособий и инструкций. Многие недооценивают эту работу и считают это задачей департамента системы менеджмента качества, которая необходима только для прохождения очередного аудита по требованиям ISO 9001:2015.

Разработка и внедрение методических рекомендаций направлено в первую очередь на минимизацию рисков:

• высокая цена при низком качестве закупаемых компанией МТР и услуг (работ);

• срыв сроков поставок и остановка действующих производств;

• неэффективное расходовании средств;

• непрозрачность процесса и процедур;

• нарушения в сфере закупок и снижение репутационного имиджа компании.

Вышеобозначенные риски могут быть следствием наличия конфликта интересов между участниками в организации закупок либо недостаточным уровнем компетентности сотрудников закупочного подразделения, формальным подходом к организации и проведению конкурсных процедур и качеству тендерной документации (техническое задание, коммерческие и квалификационные требования, содержание договоров, критерии оценки технико-коммерческих предложений поставщиков, гарантийных требований к участникам конкурсной процедуры и исполнения обязательств).