За кулисами event-ов. Книга для начинающих организаторов

Спикеры – горожане, наши соседи.

1. Welcome-зона. Табличка-указатель по направлению к площадке. Встречает аниматор или ведущий.

2. Входная группа, где проходит регистрация участников.

a. столы для регистрации

b. комплементы: на каждого гостя оформленное печенье и бутылка воды 0,5л. Небольшой сюрприз уже задаёт общий позитивный тон.

3. Чтобы в случае возникновения очереди к столам регистрации гостям было чем заняться, вблизи – press-wall (баннер с названием конференции и логотипами партнёров) и к нему фотограф.

В минуты ожидания гости знали, куда перенаправить своё внимание.

4. Расставленные стулья по залу, на каждом – пакет с раздаточными материалами. В него, кроме скидочных купонов от партнёров, мы положили блокноты и ручки, чтобы гости могли записывать свои инсайты, которые придут к ним во время выступления спикеров. В отзывах люди выделяли, что оценили, как о них позаботились – подарили канцтовары. При этом важно учитывать: есть конференции разных ценовых групп. В нашем случае, когда основная аудитория купила билет за 500 рублей, выдача блокнотов и ручек – приятный бонус.

Если же цена начинается от нескольких тысяч, то этот пункт обязателен. Чем выше цена участия, тем качественнее нужно продумывать пакет (сумку) с раздаточным материалом.

5. Начало конференции. Ведущий рассказывает в целом о проекте. Чтобы задать масштаб, делаем прямое включение: Пермь-Красноярск. В Красноярске из-за разницы во времени уже всё заканчивается, в Перми только начинается.

Гости машут друг другу руками, появляется ощущение сопричастности с чем-то более масштабным, что не ограничивается рамками этого зала.

6. Ведущий конференции должен быть, во-первых, харизматичным, чтобы поддерживать энергетику в зале: на конференциях, где выступают непрофессиональные спикеры, всегда есть риск потерять динамику. Во-вторых, быть компетентным в той области знания, какой посвящена конференция. Мы поставили двух ведущих: один с харизмой, второй со знанием историй каждого героя, за счёт чего в нужный момент мог комментировать и усиливать выступления.

7. После каждого спикера – минутная пауза. Мы предлагаем гостям 2 варианта: либо закрыть глаза, чтобы осмыслить услышанное, либо записать важные мысли, которые пришли в процессе. Таким образом, мы переводим услышанную историю в личное проживание ключевых смыслов.

8. Половина спикеров «отстрелялась», наступает перерыв. Здесь отлично вписываются выступления музыкальных коллективов.