Digital Intelligence. Основы цифрового этикета

Из чего состоит электронное письмо?

У любого письменого или устного сообщения должна быть структура. Именно она помогает нам правильно уловить смысл и понять, чего же от нас хочет собеседник. Стандартное письмо состоит из приветствия, основной части, прощания и подписи.

Начало письма

Для начала выбираем правильное имя адресата. Не стоит ставить в строчку с главным адресатом всех, кто может вам помочь в решении вопроса из письма. Если письмо необходимо отправить нескольким людям, то главного адресата, от которого мы ждём ответа, ставим выше, а остальных добавляем в копию.

При добавлении нескольких людей в копию ставим их в порядке убывания должностей. Например: директор, заместитель директора, менеджер, администратор.

Заполняем тему. Тема должна быть простой и понятной, по сути. Неуместно в теме заявлять о срочности, ведь это ставит получателя в неудобное положение и говорит о том, что вы не цените его время. Если вы пишите первый раз от лица компании, то можно указать в теме название вашей компании, чтобы письмо не затерялось в почте и, чтобы его не удалили как спам.

Пример: Разработка дизайна сайта | Студия Hardy Branding

Обращение к адресату

Любое письмо начинается с приветствия и обращения. Лучшим вариантом для начала делового письма является обращение «Имя/Имя отчества, добрый день». После обращения ставим запятую. Помним, что восклицательный знак в переписке использовать не уместно, он обозначает повышенный тон коммуникации/крик.

Общий тон письма должен быть спокойным, уважительным и доброжелательным.

Можно ли использовать только приветствие без обращения? Это считается уместным только в случае, если вы направляете письмо в незнакомую компанию, и вам не удалось выяснить заранее имя конкретного человека, который владеет данным адресом. Например, когда мы направляем письма на почтовые адреса, начинающиеся с info@. В таком случае уместно обратиться к должности человека или целой команде: «Уважаемый генеральный директор компании Никос», «Добрый день, команда Hardy Branding».

Не правильно начинать деловое письмо с фраз «Здравствуйте» и «Доброго времени суток». С друзьями можно использовать «Привет».

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/darya-frolova-32450424/digital-intelligence-osnovy-cifrovogo-etiketa/) на ЛитРес.