Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю

С одной стороны, если вы считаете, что в вашей трудовой жизни день ото дня отличается незначительно, вы будете удивлены, обнаружив, сколько в ней разнообразия. С другой стороны, если вам кажется, что стоящие перед вами проблемы сильно меняются изо дня в день, учет времени выявит привычные вам подходы к работе.

При учете времени важно придерживаться следующих указаний.

1. Записывайте каждое переключение внимания, каким бы кратковременным оно ни было. Например, когда вас отвлекают:

• телефонные звонки;

• незапланированные посетители;

• переключение на несрочное, но интересное дело посреди утомительной, но неотложной работы;

• участие в совещаниях;

• навязывая работу, менее важную, по вашему мнению, чем та, которой вы занимаетесь в данный момент.

Карточка ежедневного учета времени

2. Записывайте эти переключения внимания в те моменты, когда они происходят. Некоторые люди ошибочно полагают, что будут достаточно хорошо их помнить, чтобы провести учет времени в конце дня.

Однако память – плохой ориентир в отношении затрат времени, и поэтому такой подход никогда не дает достаточно точной информации.

3. В первый день заполните следующие колонки карточки:

• Время дня.

• Вид деятельности.

• Затраты времени.

Я буду объяснять, как определять степень приоритетности, в главе 12, а столбец «Примечания» следует заполнять после чтения главы 13. К этому времени вы уже заполните от трех до пяти карточек.

4. Делайте все ваши записи кратко, используйте сокращения:

Т – телефонные звонки.

Для обозначения входящих и исходящих звонков используйте стрелочку, направленную к Т или от Т.

Ч – чтение отчетов и других документов.

Н – написание писем, памятных записок и т. д.

Д – диктовка.

П – посетители. Отмечайте галочкой запланированные встречи, а чтобы обозначить незапланированного посетителя, ставьте крестик.

Вы довольно легко найдете другие сокращения для обозначения разных видов деятельности и отвлечений. Но не забудьте указать их в верхней части листа, чтобы не тратить попусту время, пытаясь потом вспомнить, что они обозначают.

5. Начинайте учет времени с момента прихода на работу и продолжайте до самого окончания рабочего дня. Если вы берете работу на дом, включите и время, затраченное дома.

6. Держите эту книгу рядом с собой и делайте записи непосредственно в Карточки учета времени в Приложении 1. Если это неудобно, сделайте ксерокопии карточек и носите их с собой.