Настольная книга администратора АХО

Так, руководителю маленькой организации вовсе не нужно заниматься тиражированием листовок, чтобы донести до подчиненных какую-либо важную информацию – как правило, ее передают устно начальники отделов своим подчиненным. Компании же, занимающейся, например, организацией туристических поездок, вряд ли понадобится складское помещение и база данных по тому, что на нем хранится. Количество функций из пятой группы может быть уменьшено в зависимости от того, является ли офисное помещение (или другие помещения и территории) компании у нее в собственности либо арендовано (в этом случае значение имеет и то, в каком офисном центре компания арендовала помещение под офис и каковы условия заключенного договора).

На некоторые функции из представленного выше списка может влиять специфика деятельности конкретной организации. Например, насколько часто компании требуются служебные автомобили или необходима ли ей штатная курьерская служба; соответственно, отказ от транспортной и курьерской служб приводит как к уменьшению разветвленной структуры административно-хозяйственного отдела, так и к уменьшению количества необходимых для выполнения отделом функций.

Идеальным вариантом для компании является проработка всех функций административно-хозяйственного отдела еще до начала его функционирования (хотя бы по той причине, что штат АХО тоже должен зависеть от того, что именно входит в обязанности административно-хозяйственного отдела, например, на должность обычного завхоза или офис-менеджера совершенно не обязательно искать человека с несколькими высшими техническими образованиями и блестящими знаниями сразу нескольких европейских и азиатских языков).

Если попытаться составить точную последовательность действий, необходимых для определения целей и функций административно-хозяйственного отдела конкретной компании, то она будет иметь такой вид:

1) проанализировать с максимально возможной точностью текущее состояние компании с целью определить, выполнения каких функций ей не хватает и каким уделено недостаточно внимания; обычно анализ не является сложным, так как при неверной структуре компании многие вполне конкретные функции либо не выполняются вообще (так как отделам, которым они предписаны, не хватает времени и умений, чтобы заниматься совершенно посторонними делами), либо выполняются недостаточно тщательно и точно (например, из-за чрезмерных объемов работ, необходимых для выполнения какой-либо функции).