Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Так, например, тон претензионного письма должен быть серьезным и официальным, ответа на рекламационное письмо – вежливым и понимающим, письменного выговора подчиненному – жестким и безапелляционным, а вот тон приглашения коллег на фуршет в честь дня рождения должен быть веселым и легким.

Определившись с нужным тоном, придерживаться его необходимо на протяжении всего делового письма. Внезапные перепады тона, как и настроения, дезориентируют адресата, создавая впечатление, что автор письма сам не определился в своем отношении к происходящему или не уверен в том, о чем он пишет.

Примеры стандартных, вежливо-нейтральных фраз и формулировок в деловых письмах

1. Настоящим сообщаем Вам, что…

2. Обращаем Ваше внимание на то, что…

3. Доводим до Вашего сведения…

4. Во избежание… просим Вас…

5. Просим Вас предоставить информацию о… (для…)…

6. Предлагаем Вам рассмотреть возможность…

Время в деловом письме

Время в деловом письме показывает, когда происходит действие, событие, сложилась ситуация или возникла проблема: в настоящем, прошлом или будущем.

Как известно, для убедительности делового письма необходимо использовать больше фактов, в том числе и временны?х, т. е. указывать конкретные даты и время и ссылаться на них. Таким образом, вместо написания в претензионном письме формулировки «В ТМЦ, поставленных Вами на стройплощадку на прошлой неделе, выявлено отклонение по качеству, а именно…», лучше писать так: «В поставке ТМЦ от 25.07.2021 года, доставленных на стройплощадку в 11 часов 30 минут 25.

Если в письме от делового партнера нет точного указания времени и даты, например: «Мы получили ваш сломанный компьютер вчера, и он будет починен на следующей неделе», то следует выбирать и вести отчет от того времени, когда был составлен документ либо когда он был получен.

Шрифт делового письма

Стандартные для ведения деловой переписки гарнитуры и их размеры также регламентированы ГОСТом Р 7.

Основными двумя, которые имеются на каждом компьютере, считаются шрифт Times New Roman № 13 и 14 с засечками или рубленый шрифт Arial № 12 и 13. Если в письме необходима вставка таблицы, то допускается использование шрифтов меньших размеров, но, чтобы не мельчить, рекомендовано использовать Arial № 10 или 9.

В зарубежной практике стандартными для ведения деловой переписки являются Times New Roman и Cambria № 12.