Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Для деловой переписки допустимо использование привычных и понятных сокращений, таких как организационная техника – оргтехника, канцелярские товары – канцтовары, миллион – млн, рублей – руб., килограмм – кг. Применение же новомодных сокращений, широко распространенных в SMS-сообщениях, мессенджерах и соцсетях (например, спс – спасибо, с ув. – с уважением, пжл – пожалуйста), абсолютно недопустимы в деловой переписке, в том числе по электронной почте. Они противоречат деловой этике, а также несущественно сокращают объем письма и экономят всего лишь доли секунды.

В подтверждение вышесказанного о сокращениях, приведем расхожую в наше время шутку: «Люди, пишущие „спс“ вместо „спасибо“, что вы делаете с кучей освободившегося времени?»

Электронные письма с вложениями

Главное предназначение электронной почты – это обмен информацией и данными, поэтому большинство электронных писем отправляются с вложением. В деловом этикете для подобных писем существует целый ряд правил, а именно:

– информация должна быть оформлена в виде отдельного файла с вложением и прикреплена соответствующим образом к электронному письму;

– само письмо должно содержать краткий сопроводительный текст относительно этого вложения;

– информационные данные большого объема необходимо предварительно архивировать – сжимать с помощью специальных программ-архиваторов, в результате чего происходит уменьшение размера файла.

Самый популярный формат архивирования файлов – zip. Программ-архиваторов существует несколько, какие-то установлены на компьютерах по умолчанию, какие-то необходимо покупать: WinZip, WinRAR, PeaZip, Bandizip, 7-Zip;

– форматы специальных программ, объемы и размеры передаваемой информации предварительно лучше согласовывать с получателем, особенно при пересылке большого вложения, превышающего 1 мегабайт;

– файлы, прикрепленные к электронному письму в виде вложения, лучше называть так, чтобы получателю не приходилось их переименовывать при сохранении.

Если во вложении необходимо направить коммерческое предложение, то для удобства своего партнера логично в названии файла указать, что это коммерческое предложение, название поставщика. Например, КП ООО «Искра». При отправке отчета в адрес вышестоящего руководства называть файл нужно не просто словом «отчет», но и указывать тему отчета и фамилию исполнителя. Например, «Годовой отчет о проведении тендеров, К. В. Звягиной».