Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Обозначение цели и продолжительности звонка

Цель необходимо сформулировать максимально кратко, например: «По вопросу возможного сотрудничества» или «Для обсуждения окончательного ценового предложения», после чего уточнить, удобно ли собеседнику говорить прямо сейчас.

Многие люди забывают о подобном проявлении вежливости, и это является самой распространенной ошибкой при исходящем телефонном звонке.

При получении положительного ответа необходимо сказать о причине звонка и его ориентировочной продолжительности в минутах, сделав это по возможности, достоверно.

Например: Сергей Анатольевич, я хотела бы сделать окончательное ценовое предложение по облицовочному кирпичу цвет «Дюна» на Ваш жилой комплекс. Думаю, обсуждение данного вопроса займет не более 5 минут нашего с Вами времени.

При получении отрицательного ответа собеседника лучше уточнить сразу, когда будет удобнее ему перезвонить.

Ошибка в номере телефона

Если при исходящем звонке произошла ошибка в номере телефона и на звонок ответили, то по этикету не принято молча бросать трубку.

Необходимо признать свою ошибку и извиниться, как это принято в кругу воспитанных людей. Например, извините пожалуйста, я, кажется, ошибся (ошиблась) номером телефона. Во избежание повторной ошибки в номере при следующем звонке следует назвать номер, который был изначально набран.

Основные правила входящих деловых звонков

Входящие деловые звонки не менее важны, чем исходящие, поэтому не следует недооценивать их значимость, ведь звонить может потенциальный деловой партнер: заказчик, клиент, поставщик или подрядчик.

Как известно, первое впечатление о компании складывается при первом же контакте, поэтому необходимо сделать так, чтобы после телефонного звонка у любого абонента создавалось положительное представление о компании.

Как правило, если на входящий звонок отвечает не автоответчик, а живой человек – сотрудник компании, то это всегда производит хорошее впечатление. На подсознательном уровне звонящий испытывает благодарность уже за то, что его не послали в электронное пространство ожиданий, переключений, цифр и решеток.

По правилам этикета при входящем звонке трубку берут не сразу, а только после второго или третьего телефонного гудка. Специалисты утверждают, что после первого гудка обе стороны психологически не будут готовы к разговору, а взять трубку после четвертого или пятого означает потерять, упустить собеседника.