Организация работы отделов рекламы и PR на предприятии. Учебное пособие

Обратите внимание на согласование этапов с непосредственным руководителем, оформление необходимых документов, отчет для руководителя и финансовой службы предприятия.

Пример 1. Создание конструкции Roll Up для конференции «Искусственный интеллект в смартфонах Huawei» (выполнила выпускница Московского гуманитарного университета С. Данелян).

1. Инициация.

Поступление задачи на создание баннера на конструкции Roll Up для предстоящей конференции.

2. Анализ:

– необходимо проанализировать предложения на рынке;

– найти типографии, которые дают в аренду / продают саму конструкцию и печатают для них баннеры;

– сравнить цены: печать + аренда/печать + покупка (имеется в виду аренда / покупка конструкции);

– сравнить виды баннерной ткани и цены;

– определить сроки исполнения заказа;

– есть ли возможность посмотреть пример выполнения;

– получить коммерческие предложения от нескольких типографий (выбрать несколько).

3. Согласование.

Получив коммерческие предложения от выбранных типографий необходимо их структурировать (можно в таблице) и с этими данными отправиться к руководителю.

Лучше всего, если на руках также будут примеры выполнения заказа. Получить от руководителя согласование одной типографии для работы с ней.

4. Заказ.

После согласования необходимо отправить выбранной типографии письмо с согласием на их услуги (можно также позвонить). Далее составляются договоры, акты, счета и прочая документация. Выбирается способ передачи документов, одним из трех способов: 1) сканы на почту обеим сторонам с подписями, а во время доставки заказа – обратная отправка с курьером оригиналов; 2) по почте или курьерской доставкой подписанные оригиналы; 3) сотрудник сам отвозит документы в офис типографии или наоборот.

В случаях, когда заказчик с исполнителем находятся в разных городах, первый и второй способы также будут релевантными. Иными словами, можно отправить сканы для подтверждения, а затем почтой оригиналы.

5. Получение.

После выполнения заказа его необходимо получить, проверить на наличие ошибок, и если все устраивает, подписать акт приемки и подтверждение.

Пример 2. Создание рекламного ролика Apple «Airpods» (выполнила выпускница Московского гуманитарного университета Е. Болдашева).

Разработка концепции

Для начала надо выдвинуть идею концепции и согласовать ее с руководителем. Затем написать сценарий и отправить на согласование руководителю.