Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Ваш личный недельный круг

Универсального «недельного круга» не существует: общие правила остались в средних веках, вместе с упорядоченным сословно-кастовым укладом жизни. Давайте определим свои правила и сформируем ваш личный обзорный график недели. Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.

1. Жесткие встречи – дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т.

 п. К жестким встречам могут относиться, например, такие дела:

? собеседование с соискателем вакансии: четверг, с 17.00 до 18.00;

? переговоры с клиентом: 25 мая, 15.00;

? поход с детьми в театр: суббота, с 18.00 до 22.00.

Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий – цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени.

[1 - Все иллюстрации в книге созданы на базе программы Microsoft Outlook 2010, содержащей ряд новых полезных «тайм-менеджерских» функций. Но поскольку наиболее распространенной версией на момент выхода книги является Outlook 2007, отличия этих двух версий комментируются там, где это необходимо.]

2. Регулярные жесткие встречи – жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность. Например:

? планерка с подчиненными: каждый понедельник с 11.00 до 12.

00;

? телефонная конференция с регионами: каждая вторая среда в 15.00;

? бассейн: каждые вторник, четверг и суббота в 19.00.

Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком – круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи.

3. Многодневные события – продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. Например:

? выставка: неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;

? командировка: нужно заранее иметь в виду;

? отпуск коллеги: знаем, что не сможем в это время к нему обращаться.

В Outlook такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря.