Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Обратите внимание на двоеточие в ключевых словах – оно нужно, чтобы поиск выдавал только те встречи, где слово «Петров:» использовано как ключевое, а не те, в которых просто присутствуют слова «Петров», «Петровский», «Петровка» и т. п.

Аналогично вы можете получить картину всех прошлых и будущих встреч по проекту «Феникс:», клиенту «Бета-лизинг:», по вашей личной ключевой области «Здоровье:» или «Семья:», «Хобби:» и др. Одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время.

Полезности для руководителя

Главное преимущество при переходе с бумаги на Microsoft Outlook для командной работы – более высокая управляемость при меньших затратах сил. Например, с помощью календарей в Microsoft Outlook 2007–2010 вы можете:

? совмещать на одном экране календари нескольких ваших сотрудников. Это удобно для планирования и сравнения их реальной загрузки, и еще – для сравнения плана с фактом;

? автоматически, с помощью специально настроенного пользовательского представления, отобрать все встречи сотрудника по какому-либо проекту, направлению, области деятельности.

Скопировать эти встречи в Excel и проанализировать количественно: например, узнать, сколько времени менеджеры по продажам тратят на общение с клиентами, а сколько – на бумажную работу;

? видеть календари друг друга (если в компании есть Exchange-сервер), автоматически планировать совещания, в том числе с учетом ресурсов (переговорных, мультимедиа-проекторов и т.

 п.).

Краткие итоги

? Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.

? Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.

? Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.

? Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.

? Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве.

? Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.

? При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5.

? Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.

«Чтобы каждый день был вершиной, не терялся в череде простых будней, не оставался черной дырой в истории вашей жизни – над этим днем нужно тщательно работать.