Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Просторный кабинет, дубовый стол, покрытый зеленым сукном, тяжелое кожаное кресло. Чашка хорошего кофе. Вы смотрите на обзорный календарь недели – и точно знаете, что и в какой день вам предстоит. На что необходимо найти время обязательно, а что можно отложить. Где стоит побывать и к чему подготовиться. В вашем недельном круге есть место и для определенности, предсказуемости, и – для свободы.

Ваш личный недельный круг

Универсального «недельного круга» не существует: общие правила остались в Средних веках вместе с упорядоченным сословно-кастовым укладом жизни.

Давайте определим свои правила и сформируем ваш личный обзорный график недели. Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.

1. Жесткие встречи – дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т.

 п. К жестким встречам могут относиться, например, такие дела:

– собеседование с претендентом на вакансию: четверг, с 17.00 до 18.00;

– переговоры с клиентом: 25 мая, 15.00;

– поход с детьми в театр: суббота, с 18.00 до 22.00.

Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий – цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени[1 - Все иллюстрации в книге созданы на базе программы Microsoft Outlook 2013, содержащей ряд новых полезных «тайм-менеджерских» функций.

].

2. Регулярные жесткие встречи – жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность. Например:

– планерка с подчиненными: каждый понедельник с 11.00 до 12.00;

– телефонная конференция с регионами: каждая вторая среда в 15.00;

– бассейн: каждые вторник, четверг и суббота в 19.00.

Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз.

Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком – круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи.

3. Многодневные события – продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время.