Деловое письмо

Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. С помощью средств электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения компьютерной электронной почты.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. В настоящее время при подготовке и изготовлении деловых писем широко используются средства компьютерной техники.

По своему назначению переписка, как любая другая документация, подразделяется прежде всего на официальную и личную.

Личная переписка – это переписка между физическими лицами вне сферы их служебных (официальных) отношений (дружеские, любовные и т. п. послания). Письма с пометкой “Лично”, поступающие в организации на имя конкретных работников, также относятся к личной, а не официальной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов

В форме писем могут создаваться не только документы, служащие для ведения переписки частного или официального характера.

Термин “письмо” используется также в названиях публикаций в средствах массовой информации (“открытое письмо”), литературных и научных произведений.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Так, выделяются типовые письма и письма в произвольной форме.

Правила оформления и обработки деловых писем во многом определяются законодательством в области делопроизводства и связи.

Предлагаемое учебно-справочное пособие – результат изучения и обобщения существующей практики подготовки и оформления деловых писем.

Материалы, представленные в пособии, дают наиболее полное представление о методике подготовки, оформления и отправки деловых писем. Учебно-справочное пособие базируется на действующей общегосударственной нормативной базе; особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.

0.97-2016.

1. Характеристика деловых писем

1.1. Назначение и классификация деловых писем

Деловые письма – самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов.