Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учёта документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Опись дел структурного подразделения: Учётный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Архивное дело – это не просто сложить в папочку документы и поставить на полку или отправить по почте в соответствующий архив. Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия: архивное дело в Российской Федерации (далее также – архивное дело) – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Хранение и учёт архивных документов, одна из трудовых функций долопроизводителя-кадровика. Даже в самом минимальном объёме, тот же индивидуальный предприниматель, нанимая работников, сталкивается с архивным делом в рамках той же передачи дел в архив.

Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учёт, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.