Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс психологии для отличной работы

Если у него не будет такой потребности, и к тому же он не будет соблюдать общепринятые правила общения с клиентами, поставщиками и другими категориями людей, обращающихся в фирму, работу такого секретаря-референта нельзя будет оценить как эффективную. Секретарь-референт обязан быть доброжелательным и пребывать в благодушном расположении духа, «домашнее настроение» ему следует оставлять дома, а на работу необходимо приходить с улыбкой на устах и заряжать всех своим хорошим настроением, как бы «кошки не скребли на душе».

Это является даже более важным качеством, чем виртуозное владение компьютером, умение мастерски составлять документы, мгновенно находить нужную информацию.

Секретарь-референт представляет собой связующее звено между руководителем организации и остальными ее сотрудниками. Секретарь любой компании – это официальный представитель организации, а не частное лицо, поэтому его поведение должно быть соответствующим. Он должен поддерживать и отстаивать интересы своей фирмы. Ответственность за свое поведение – следующий психологический аспект деятельности секретаря.

Еще одним психологическим аспектом деятельности секретаря-референта является его координирующая роль в организации. Секретарь по своему служебному положению и статусу относится к вспомогательному персоналу, поэтому он не может руководить и самостоятельно принимать решения, однако ему отводится главенствующая роль в качестве активного помощника своего руководителя. Деятельность секретаря-референта должна быть направлена на сотрудничество, которое характеризуется прежде всего стремлением достигнуть успеха в деятельности и учитывать при этом интересы другой стороны (других сотрудников, клиента, заказчика и др.

), проявляя большую активность в достижении поставленной цели.

Психологи считают, что, изучая качества любого человека, нужно, по крайней мере, ответить на три вопроса.

1. Чего хочет данный человек? Что является для него привлекательным, к чему он стремится, что в жизни представляет для него наибольшую ценность? Это вопрос о его потребностях, направленности, стремлениях, интересах, чаяниях, идеалах, А в более узком смысле – вопрос о ценностной ориентации человека.

2. Что он может? Это вопрос о способностях и дарованиях работника; о приобретенных им знаниях, трудовых навыках, жизненном и профессиональном опыте.

3. Каким человек является? Это вопрос об индивидуальных социально-психологических качествах и моральном облике человека, о чертах его характера и темпераменте.