Личное дело работника

В графе «примечание» написать «Исправлено в графе № __», поставить дату, подпись, фамилию и инициалы;

2) если графа «Примечание» отсутствует:

– в строке, следующей за строкой с ошибочной записью, пишется «Запись № __ считать недействительной»;

– в следующей строке делается запись с правильными данными.

Во втором случае алгоритм исправления ошибок схож с корректировкой неправильных записей в бумажной трудовой книжке.

Журнал учета личных дел работников содержит персональные данные и может выдаваться другим подразделениям только с разрешения руководителя кадровой службы (отдела) или директора.

Ознакомление с записями из журнала должно происходить в присутствии лица, ответственного за его ведение также с разрешения руководителя.

2.2. Состав личного дела работника

Частные организации сами определяют состав личных дел, но с учетом законодательства о персональных данных (см. п. 2.3.).

Личное дело заводится на работника после того, как с ним заключен трудовой договор, получено согласие на обработку его персональных данных, подписан приказ (распоряжение) о трудоустройстве.

Первыми в личное дело подшиваются заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме. Должностную инструкцию также включают в личное дело после того, как работник ознакомился с этим документом под роспись.

Итак, документы, формирующие личное дело, подшиваются в хронологическом порядке и условно делятся на 3 группы:

1) документы, при приеме на работу:

– заявление о приеме на работу;

– трудовой договор;

– приказ о приеме на работу;

– личный листок, анкета (если предусмотрено) заполненная работником собственноручно;

– справка об отсутствии судимости (при необходимости);

– справка СТД-Р (согласно разъяснениям Роструда этот документ можно хранить в личном деле, а «порядок хранения следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя»).

Данная справка содержит сведения о трудовой деятельности сотрудника. С 2020 г. ее обязаны выдавать все работодатели, но только тем работникам, которые выбрали электронную трудовую книжку;

– должностная инструкция;

– договор о материальной ответственности и тд.;

– согласия на обработку персональных данных;

– соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

2) документы, сформировавшиеся в процессе работы сотрудника на данной должности в данной компании.