Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

Требования, предъявляемые к секретарю-референту:

• Знание иностранного языка (одного и более);

• Ведение деловой переписки на иностранном языке;

• Аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с целью и задачами деятельности фирмы;

• Ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.

В связи с этим встречается должность секретарь-переводчик. При этом к нему сохраняются традиционные требования:

• Быстро печатать;

• Правильно составлять и оформлять документы;

• Редактировать проекты;

• Рационально организовывать прием посетителей;

• Осуществлять телефонное обслуживание;

• Готовить и документировать совещания;

• Самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями руководителя.

Секретарь коллегии осуществляет организационные и технические функции, его обязанности закрепляют такие организационные документы, как Устав или Регламент, а также должностная инструкция.

В современной практике могут встречаться и другие названия секретарской должности:

• Ассистент; секретарь-ассистент;

• Представитель дирекции;

• Помощник по общим вопросам.

Независимо от наименования секретарской должности, на сегодняшний день сформированы требования, которые предъявляются к секретарю руководителя, секретарю-референту при приеме на работу, исходя из специфики их деятельности, которая заключается в том, что работа секретаря отличается:

• Разнообразием поставленных и выполняемых задач и оперативностью их решения;

• Быстро меняющейся ситуацией;

• Многообразием общения (контактов);

• Необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ.

Все это требует знаний, навыков и определенных личных качеств, поэтому требования, предъявляемые к этой категории секретарей делятся на 2 группы:

• Деловые качества;

• Личные качества.

К числу 1-х относятся:

• Профессиональные навыки, т. е. высокий профессионализм, обусловленный соответствующим образованием и опытом работы;

• Ответственность, т.

 е. наличие высокоразвитого чувства долга, добросовестное отношение к своим обязанностям, понимание важности возложенных на секретаря должностных обязанностей;

• Инициативность в пределах своей компетенции, т. е. предприимчивость, способность к самостоятельным активным действиям в соответствии с правами, прописанными в должностной инструкции, а также в соответствии с ней руководящая роль в организации работы подчиненных (напр.