Справочник по делопроизводству

Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. – предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.

Схема 2

Схема 3

Схема 4

Вариант 4.

Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций – предписывается возлагать на общие отделы в составе:

секретариат;

канцелярия (группа делопроизводства);

группа контроля;

протокольная группа;

группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

группа рассмотрения писем (жалоб);

машинописное бюро;

копировально-множительное бюро;

архив.

Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.

Определение численного состава службы ДОУ – по структурным подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т.

 п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий).

Схема 5

Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ[22 - Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72.]. Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов[23 - М.

: ВНИИДАД, 2004.]. Пример расчета представлен в табл. 2.1.

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации[24 - См.