Справочник по делопроизводству

Системность управления документами, как особо подчеркнуто в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007, достигается путем проектирования и применения как документной системы, так и других систем деловой деятельности. Обращение (обработка) документов в рамках системы должно осуществляться в строгом соответствии с действующими на предприятии (в организации, учреждении) правилами[6 - В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

].

Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами рассматриваются далее.

Глава 3 Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами

3.1. Регламентация проектирования и внедрения системы управления документами

Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует выполнять проектирование и внедрение систем управления документами на основе соответствующей стратегии.

На практике, однако, такая работа (в условиях конкретного предприятия) организуется в соответствии с локальным нормативным актом (регламентом, наставлением, руководством, инструкцией) (см. рис. 1.3).

Стратегия проектирования и внедрения систем управления документами может включать следующие вопросы:

а) проектирование документных систем;

б) документирование процессов функционирования документных систем;

в) подготовка сотрудников, работающих с документами;

г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы;

д) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;

е) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей среде).

Стратегия должна быть документально оформлена (в том числе в качестве составляющей Стратегического плана по управлению информацией, который, в свою очередь, должен входить в состав плановой документации предприятия)[7 - Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы.

].

Рис. 1.3.