Справочник по делопроизводству

Внедрение системы управления документами должно проводиться системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы ее подсистем с процессами деловой деятельности и связанными с ней иными системами (подсистемами).

Обследование (мониторинг) состояния системы управления документами после внедрения представляет собой:

а) неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы;

б) проверку и оценку работы системы;

в) инициирование и последующий мониторинг корректирующих действий;

г) установление режима регулярной оценки состояния системы (с последующим проведением в необходимых случаях мероприятий, направленных на оптимизацию ее состояния).

Основные вопросы организации управления документами, включенными в систему, рассматриваются в следующем параграфе пособия.

Глава 5 Организация управления документами

Организация управления документами, подлежащими включению в систему, предусматривает выполнение следующих мероприятий (управляющих действий):

1.

2. Определение сроков хранения документов.

3. Включение документов в систему.

4. Регистрация документов в системе.

5. Классификация документов.

6. Обработка документов.

7. Организация доступа к документам.

8. Организация контроля за функционированием системы.

9. Отбор и передача документов с истекшими сроками хранения (либо более не представляющих практической ценности) на последующее хранение или уничтожение.

10. Документирование процессов управления документами.

Рассмотрим содержание этих мероприятий (управляющих воздействий) подробнее.

5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему

Проведение экспертизы документов, подлежащих включению в систему, предполагает, как следует из положений Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, определение состава документов, подлежащих включению в систему на основе:

анализа регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности предприятия:

анализа рисков, связанных с возникновением необходимости в использовании документов, не включенных в систему.

При проведении предварительного анализа принимаются во внимание следующие обстоятельства[10 - В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации.