Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики

Можно выделить несколько основных направлений унификации и стандартизации управленческих документов как на бумажном носителе, так и электронных – это сами носители записи, способы фиксации информации, форма, содержание и технологические процессы работы с документами (рис. 3). В связи с расширением применения электронных документов в управлении требуется особое внимание к унификации носителей информации и способов ее фиксации, включая установление требований к форматам записи файлов документов, в том числе для задач их долговременного хранения, и форматам передачи данных.

Рис. 3. Направления унификации и стандартизации документов

В документе обычно выделяют следующие части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

К содержательной части относится информация о вопросе, для решения которого создан данный документ. Заголовочная часть располагается в начале бумажного документа и может включать в себя наименование вида документа, код формы по общесоюзному классификатору управленческой документации, наименование и адрес организации – автора документа, адресат, гриф ограничения доступа к документу и т.

 п. Большинство реквизитов оформляющей части размещается в конце документа (подписи, печать, визы и т. п.), а, к примеру, гриф утверждения – в начале. Заголовочная и оформляющая части могут содержать дополнительную информацию, используемую в процессе работы с документом (например, справочные данные об организации, в том числе адрес ее официального сайта в сети Интернет, фамилию исполнителя и номер его телефона).

Состав реквизитов и последовательность их расположения в электронных документах могут быть аналогичными бумажным (например, если электронная копия получена в результате сканирования бумажного документа), а могут быть и специфическими. Применительно к электронным документам заголовочная, содержательная и оформляющая части могут иметь свои характеристики, зависящие от структуры электронного документа и особенностей применения электронного аналога подписи (к примеру, применение электронного аналога подписи в соответствии с требованиями к конкретному формату усиленной квалифицированной электронной подписи для определенных технологий информационного взаимодействия).

Унификация требований к электронным управленческим документам как для задач информационного взаимодействия, так и для задач обеспечения их сохранности в течение требуемых сроков должна быть отнесена к приоритетным направлениям работы.