Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики

Понятие «электронный образ документа» в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» было определено как «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе», а сканирование – как «получение электронного образа документа» [35]. Заметим, что на практике могут существовать электронные копии документов, полученные не только путем сканирования.

Впоследствии в связи с изданием Постановления Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 г. № 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» термин «электронный образ документа» из Правил был исключен.

В современном документообороте встречаются также электронные выписки из документов. Для отдельных категорий документов (к примеру, распорядительных документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них.

На практике в определенных случаях может возникнуть необходимость в дубликате документа, под которым понимается «повторный экземпляр подлинника документа» [70]. Используемый в традиционном делопроизводстве термин «дубликат» применительно к ситуациям, связанным с применением технологий электронного документооборота, пока не конкретизирован и требования к электронным дубликатам документа и ситуациям их применения нормативно не закреплены.

В настоящей книге используется понятие «документы в электронной форме» как обобщенное наименование изначально электронных документов, электронных копий документов, электронных выписок из документов, электронных дубликатов документов. В конкретных ситуациях, когда речь идет об электронных документах, не имеющих бумажных подлинников (ЭД), либо электронных копиях документов (ЭКД), электронных выписках или дубликатах, даются необходимые уточнения.

Понятие «документы в электронной форме» фокусирует внимание именно на форме представления информации и в этом смысле соотносится с определением понятия «электронный документ», закрепленным Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».