Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами

В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для 2-го завтрака и личных дел.

Смета составляется по установленным нормам, подписывается руководителем переговоров и главным бухгалтером и утверждается руководством. После завершения визита составляется акт о выполнении сметы.

Состав делегации

Число членов группы, участвующей в переговорах, не должно значительно превышать число членов иностранной делегации. Так, если в состав группы со стороны инофирмы входят 3 человека, то с нашей стороны целесообразно включить 3—5 человек (руководитель, его заместитель, консультант-эксперт, переводчик).

Конечно, это не исключает возможность привлечения к переговорам для консультаций дополнительно других лиц.

Если в состав делегации инофирмы входит женщина, то весьма желательно включить женщину в состав нашей группы.

Глава нашей группы должен соответствовать по своему служебному уровню главе иностранной делегации. Он должен вести все переговоры от начала до конца и обладать необходимыми полномочиями для принятия окончательных решений.

Нужно предполагать, что ваш партнер является высококомпетентным как в коммерческих, так и в технических вопросах. Приезжающие к нам бизнесмены много путешествуют по делам по всему миру, хорошо знают рынок и ситуацию на нем, имеют большой опыт ведения переговоров.

Если планируется ведение переговоров через переводчика, то не забывайте об этой особенности. Уважайте труд переводчика, постарайтесь, чтобы он был вашим помощником и союзником.

Для этого стройте свою речь так, чтобы ее можно было легко переводить. Фразы должны быть достаточно короткими, мысль точной и ясной, без недомолвок и двояких толкований.

Весьма желательно, чтобы все члены российской делегации в той или иной степени владели языком партнера.

Если переговоры будет вести не генеральный директор, а другой член руководства предприятия, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с главным руководителем (в начале, или в конце переговоров).

Необходимо заранее договориться о том, кто будет вести запись беседы и обобщение материалов переговоров. Это ни в коем случае не должен быть глава делегации или переводчик.

Все переговоры ведет только глава делегации, остальные помогают ему, но получают слово только с его разрешения или по его указанию.

Нельзя прерывать главу делегации и вести дискуссии между собой.