Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Мы берем не слишком убедительное и не очень ясное письмо, ничего не меняем в нем по смыслу, а лишь переставляем и группируем тезисы – и письмо становится убедительнее и яснее! Раз так, стоит использовать эту магическую перестановку и группировку в своих деловых письмах. В чем же ее суть? «

Ремейк» отличается от исходного письма тем, что построен по принципу дерева. Впервые этот принцип сформулировала в своей книге «Золотые правила Гарварда и McKinsey» Барбара Минто[1 - Издана на русском языке: Минто Б. Золотые правила Гарварда и McKinsey.

 – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008.]. У Минто он назывался принципом пирамиды, поскольку предполагал иерархию уровней, но, на мой взгляд, сравнение с деревом для этого принципа показательнее.

Простые деревья

Чтобы разобраться, о каких деревьях идет речь и как они помогают нам строить понятные тексты, проведем тест. Сосредоточились? Прочтите один раз следующее задание и попробуйте его выполнить:

Карась, сова, медведь, тигр, щука, ворона, волк, налим, соловей, лиса, карп, утка.

Запомните как можно больше существ из этого списка

Теперь проинтерпретируем результат. Если вы запомнили меньше пяти позиций, память у вас так себе. Если пять и больше – хорошая. Если все двенадцать, то вы жульничали – или выполняли не то задание, что выше, а то, что ниже:

Запомните как можно больше существ из этого списка

Рыбы: карась, щука, налим, карп.

Птицы: сова, ворона, соловей, утка.

Звери: медведь, тигр, волк, лиса.

Вы, вероятно, заметили, что содержание обоих заданий одинаково – зато структурированы они по-разному.

Первая построена «как обычно», а вторая как раз в виде дерева.

В тексте и на схеме для каждого уровня использован свой шрифт. Блок на самом верху – это «корень» дерева; информация в нем набрана жирным шрифтом. От корня вниз отходят три основные «ветви» про рыб, птиц и зверей – их заголовки выделены курсивом. Каждая из ветвей затем еще разветвляется на «листья» – для них использован обычный шрифт.

Чем ниже мы спускаемся по дереву, тем деталей становится больше, а чем выше поднимаемся, тем их остается меньше. При движении сверху вниз картина становится подробнее, при движении снизу вверх – обобщеннее.

Почему «древовидное» задание эффективнее обычного?

Во-первых, потому, что нам удобно идти от общего к частному: сначала понять суть (выяснить, что речь идет о запоминании), а потом узнавать детали (прочесть, что именно предстоит запомнить).