Справочник кадровика, в 2-х томах. Т. 2

2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО – 1 «Авансовый отчет», ОКУД 0504505) с приложением надлежаще оформленных документов, подтверждающих произведенные расходы, и вместе с заданием на командировку сдает в бухгалтерию (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР») и производит окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.

Под надлежащим оформлением оправдательных документов понимается их составление по формам, предусмотренным учетной политикой организации и содержащих реквизиты, указанные в п.

2 ст. 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов как не соответствующая условиям п. 1 ст. 252 НК РФ (см. письмо ФНС России от 18.08.2009 № 3–2–06/90 «Об объеме документов, подтверждающих расходы на командировку»).

Если работник не представит авансовый отчет в трехдневный срок, в соответствии со ст. 137 ТК РФ из заработной платы работника может быть произведено удержание суммы выданного аванса «для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой».

При этом определено, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Однако, в соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому право работодателя на удержание ранее выданной суммы аванса не лишает работника права на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, после представления им авансового отчета и утверждения его работодателем.

Если изменился срок командировки, производится соответствующий перерасчет, в том числе и в том случае, когда работник самостоятельно сократил срок командировки – это может послужить основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности (если задание по командировке работником не выполнено), но не служит основанием для неоплаты фактических дней командировки.