Ключевые идеи книги: Ноль во Входящих. Проверенные методы управления электронной почтой. C. Дж. Скотт

Если только специфика вашей работы не включает в себя моментальное реагирование на письма (например, техподдержка), абсолютно нормальным и социально приемлемым будет ответить на письмо в течение пары часов, а то и суток с момента его получения.

Миф № 2: Короткие письма – это грубо

Взгляните на это с другой стороны: длинные письма – это неуважение ко времени получателя. Если на сообщение можно содержательно ответить одной строчкой, не надо сочинять «Войну и Мир». Лучший ответ – тот, который содержит всю необходимую информацию в минимуме слов.

Миф № 3: Приоритеты других людей важнее ваших

Один из известных инструментов тайм-менеджмента – «матрица Эйзенхауэра», делящая все задачи на 4 категории в зависимости от их срочности и важности. Готовы поспорить, что бОльшая часть писем в вашем ящике попадает в третий или четвертый квадрант этой матрицы: «срочные, но не важные» или «не срочные и не важные».

При этом постоянное переключение внимания на почтовую программу отвлекает вас от задач типа «важные, но не срочные», которые, как правило, являются стратегическими и критически важными для вашей карьеры или бизнеса.

Миф № 4: Можно использовать электронный ящик и как список дел.

Если вы оставляете письма, на которые требуется ответ или какие-то действия, в папке «Входящие», то вы никогда в действительности не очищаете свой почтовый ящик. Более того, каждый раз, когда вы открываете почтовую программу, все ваши «хвосты» мгновенно бросаются вам в глаза, вызывая стресс и недовольство.

Известен так называемый «эффект Зейгарник» – человек лучше запоминает незавершенные дела, чем завершенные, а значит, каждое незавершенное дело отнимает ресурс мышления и памяти.

Невозможно, да и не оптимально выполнять любую задачу сразу после ее поступления. Однако вам нужно выработать отдельную систему списков задач, позволяющую заканчивать все необходимые действия вовремя. При этом почтовый ящик должен использоваться как средство связи, а не как хранилище задач.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/smart-reading/c-dzh-skott-nol-vo-vhodyaschih-proverennye-metody-upravleniy/) на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.