Ключевые идеи книги: Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Глеб Архангельский

Пользуетесь ли вы при этом Outlook или бумажным ежедневником – не так принципиально. Отводите планированию дня специальное время:

? накануне вечером, если ваша работа довольно предсказуема, а распорядок дня стабилен;

? с утра, если ваша работа менее предсказуема и требует многих уточнений по ходу дела.

Ежедневник включает три типа задач:

1) жесткие – они привязаны к конкретному времени («встреча с партнером в 13.45»);

Чем более конкретны сроки встречи, тем важнее точно высчитывать время на дорогу, длительность встречи, иметь об этом максимально полную информацию (схему проезда, контакты с партнерами) – так вы не потеряете лишние минуты.

2) гибкие – к конкретному времени они не привязаны, но тем важнее формулировать их как можно более предметно: не «встретиться с Ивановым», но «дожать Иванова с решением по объекту N»;

Выделите среди гибких задач две–три приоритетные, выполните их в первую очередь между жесткими делами.

3) бюджетируемые – крупные трудоемкие задачи, не привязанные к конкретному времени, но требующие больших временных затрат («подготовить доклад – 1,5 часа»).

Насколько больших? Вносите в этот разряд задачи, на выполнение которых нужно больше 45 минут, и отведите для них время в ежедневнике.

Сначала «бюджетировать» время будет непросто – это, однако, научит смотреть на список ежедневных дел более предметно. Поможет конкретика: если вам нужно подготовить документацию по 20 объектам за 10 дней и на каждый объект уходит около часа, то в день вам нужно уделять этой работе по два часа.

Вместо абстрактного «подготовить документацию по объектам» появляется конкретная задача – «два часа в день на документацию по объектам к 8 сентября».

Это мотивирует куда лучше и позволяет не упускать сроки. Из таких расчетов складывается «бюджет часов в неделю» – и вот вы уже представляете, к какому дню/месяцу будет выполнена любая задача, если тратить на нее определенное количество времени.

Между отдыхом и работой: коварство несрочных дел

Несрочные дела есть везде – и на работе, и дома.

Обуздать их помогут два принципа.

1. Кайросы. Древние греки называли так благоприятное стечение обстоятельств. А нам это знание пригодится в управлении делами, которые трудно запланировать на определенное время, но нетрудно привязать к конкретному месту. «Буду проезжать мимо банка, зайду продлить договор», «если позвонит Петров, обсужу с ним детали проекта» – такова логика кайросов.