Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Схема классификации дел архивного фонда – это систематизированный список наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, его функций и направлений деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения документов и дел фонда по группам. Классификационная схема лежит в основе составления описи дел.

Дела внутри архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками [15, п. 2.11]:

– структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

– хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

– функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

– номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);

– корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

– географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);

– авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Облегчить процесс составления классификационной схемы помогут четыре практических правила.

1) Для систематизации используйте только основные признаки – структурный, хронологический, функциональный.

2) Используйте только два систематизационных признака.

3) Одним из двух из признаков систематизации выбирайте хронологический;

4) Выбранные систематизационные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Таким образом, опираясь на приведенные правила, можно построить несколько типовых классификационных схем.

Для имеющих четкую структуру организаций сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический [28, с.

При хронологически-структурной схеме все дела первоначально группируются по годам, внутри хронологических групп – по структурным подразделениям.

Например:

«Опись дел объединенного фонда НИИ эпидемиологии и микробиологии Министерства здравоохранения СССР и Академии медицинских наук СССР».

1933 г.

Управление делами

Финансово-плановый отдел

1940 г.