Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Приведенные в стандарте определения не являются жесткими, поэтому в разных научных и нормативных изданиях можно встретить те же определения, только несколько видоизмененные для целей того или иного издания.

Основополагающими терминами, без знания которых невозможно работать в архивной сфере, являются так называемые «родовые» понятия – архив, архивный документ и др.

Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

В медицинской организации архив является структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя медицинской организации. Может входить в состав отделения статистики организации или регистратуры.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

В архиве медицинской организации архивными документами являются медицинская документация и документы по личному составу.

Медицинская документация – это документы установленной формы, предназначенные для регистрации результатов лечебных, диагностических, профилактических, реабилитационных, санитарно-гигиенических и других мероприятий. При этом медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, где регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.