Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Привычка – вторая натура

Вы хотите заострить внимание адресата на конкретной детали? Упомяните ее в начале письма или первой фразе одного из абзацев. Если вам хочется завуалировать замечание, которого не избежать, спрячьте его в четвертом предложении третьего абзаца.

Огласите предмет разговора

Самая важная фраза e-mail – та, что стоит в начале. Именно она пробуждает интерес или навевает скуку. Больше того, она может напрочь отбить у адресата желание читать письмо. Поэтому в первой фразе нужно сообщить основную тему.

Читателю хочется побыстрее ухватить суть дела. Иногда, чтобы определить предмет обсуждения, нужна пара фраз, но лучше уложиться в одно предложение.

Четко изложите суть дела

Начните с выводов, а потом дайте пояснения.

• Если вы отвечаете на письмо, сразу напишите, что вы решили, а потом приведите свои аргументы.

• Если вы сообщаете свежие новости, сначала обрисуйте ситуацию в двух словах, а потом излагайте подробности.

• Если у вас есть вопрос, задайте его сразу.

• Если адресат попросил вас дать ответ, напомните ему об этом в начале письма.

Длинноты мешают сосредоточиться

Чем пространнее вы излагаете свои мысли, тем меньше шансов, что вам удастся донести их до адресата.

Заголовок – ваш верный помощник

Заголовки и подзаголовки помогают быстро пробежать текст глазами. Они служат для адресата путеводной нитью: показывают, что читать и в каком порядке, а на что не обращать внимания.

Можно, к примеру, снабдить абзацы заголовками, которые дают понять, о каких этапах процесса идет речь: «Problem», «Analysis» и «Solution».

Или использовать парные заголовки: «Assets» и «Liabilities», «Action» и «Outcome». Иногда полезно указать даты или последовательность событий.

E-mail и печатный текст

Электронная переписка порождает новые особенности эпистолярного жанра. Информация, которую выносили в шапку письма на бумаге, – адрес обычной почты и телефоны – теперь находится в самом конце. Точка с запятой, которая все реже использовалась и в бумажной корреспонденции, в e-mail стала настоящим раритетом, а тире, напротив, делается все более популярным.

На рынок выходит поколение, которое выросло в эпоху Интернета, и оно продолжает адаптировать язык к растущим цифровым потребностям человечества.

Оставим церемонии

Отправить e-mail – все равно что сунуть голову в дверь кабинета коллеги. Это не выступление на официальном заседании, поэтому здесь не место формальностям.