Как подготовить, организовать и провести профессиональное онлайн-мероприятие

Во время обсуждения возможных вариантов полезными могут оказаться вопросы:

– К кому вы обращаетесь (кто слушатели и участники вашего мероприятия)?

– Что вы хотите сказать?

– Какого результата хотите добиться?

Например, ваш музей готовит двухдневный онлайн-семинар для специалистов отделов общественных связей, рекламы и маркетинга. Вы обращаетесь к коллегам, специалистам, потенциальным партнерам для того, чтобы: а) представить результаты успешных проектов; б) рассказать о пошаговой подготовке стратегии продвижения проектов; в) показать возможные варианты сотрудничества культуры и бизнеса и т.

 п.

Бюджет подготовки и проведения мероприятия нужно планировать заранее и быть готовыми к оптимизации и/или корректировке. Если вы знаете, что расходы на организацию не предусмотрены, то критически оцените внутренние ресурсы (количество людей в команде организаторов, штатный дизайнер, smm-специалист, технические специалисты) и технические возможности музея.

Точно сформулированная идея и представление об аудитории дает возможность составить список потенциальных партнеров и спонсоров мероприятия, подготовить для них презентацию, если это необходимо, представить идею и обосновать целесообразность сотрудничества.

Юридическое оформление официального партнерства может занять некоторое время, поэтому важно продумать сотрудничество заранее.

До того, как начать подготовку своего мероприятия, просмотрите, пожалуйста, календарь профессиональных мероприятий в своей области[2 - Такой календарь событий есть, например, на сайте АНО «Идеи для музеев» (https://www.

ideasformuseums.com/). В нем мы публикуем информацию о российских и зарубежных профессиональных музейных очных и онлайн мероприятиях.]. Проверьте, не совпадают ли темы, предполагаемые даты и состав участников.

Список экспертов

Представим, что вы точно знаете, о чем ваше мероприятие, для кого и почему оно важно. Теперь можно переходить к следующему шагу – составлению предварительного списка приглашенных экспертов.

Есть два способа: открытый прием заявок на участие (open call) или приглашение спикеров и экспертов от имени музея.

Для открытого приема заявок вам понадобится продуманная форма сбора информации об эксперте, в которой помимо контактов, могут быть вопросы о профессиональном опыте, участии в других мероприятиях, подробное описание условий участия и рекомендации по оформлению тезисов, презентации и дополнительных материалов.