Эффективное делопроизводство

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

• от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

• от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, секретариат считает возможным).

Глава 6

Виды документов

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, уставам организации и другим нормативным документам.

По месту составления документы делятся на внутренние (составляемые работниками организации) и внешние (поступившие извне организации).

Внутренние документы создаются в подразделениях и циркулируют внутри организации. Они бывают организационно-распорядительные, то есть обязательные для исполнения, и информационно-справочные, то есть содержащие информацию о положении дел в организации.

К организационно-распорядительным относятся приказ и протокол. Информационно-справочные – это справки, акты, письма, телефонограммы и факсограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может как побуждать к действию, так и просто быть принятой к сведению.

Документы состоят из отдельных элементов, реквизитов. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен по форме, принятой для данного типа документов.

Перечень реквизитов устанавливается Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003.

Текст документов на бланках формата A4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата A5 – через один интервал. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

Приказ

Приказ издается по важнейшим вопросам деятельности организации.