Эффективное делопроизводство

Письмо имеет следующие реквизиты: дату, номер, ссылку на регистрационный номер и дату документа, если письмо является ответом, и заголовок к тексту, изложенный одной фразой. Текст письма должен быть кратким и информативным. Объем письма обычно не превышает одной страницы. Обычно текст состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указывают причины составления письма, ссылки на факты, даты и документы. В основной части письма излагается основная цель: предложение, согласие на предложение, отказ, гарантия и т.

Факс

Факсом принято называть письмо, отправленное с помощью аппарата факсимильной связи. По форме он не отличается от письма, но поскольку факс является копией переданного документа, он не может обладать такой же юридической силой, как само письмо.

В реквизитах факса вместо адресата фигурирует номер телефакса получателя. Остальные реквизиты совпадают с письмом. Однако для факсов существуют отдельные готовые формы в составе шаблонов офисных компьютерных программ. Подробнее об этом будет рассказано в главе 11 данной книги.

Телефонограмма

Телефонограмма – это документ, переданный или полученный по телефону в ходе разговора. Телефонный разговор становится документом только при надлежащем оформлении. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресата, текст, подпись, отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Документы по личному составу

В общем случае к документам по личному составу относятся:

• трудовые контракты, заключенные предприятием с работником;

• приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

Все они, иногда за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Однако часто, помимо приказов, еще несколько документов приходится обрабатывать секретарю. Это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.