Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Например, на гарантийных письмах, офертах, рекламациях и претензионных письмах. В коммерческих предложениях ставить печать, напротив, не рекомендуется. Она должна занимать не более 2/3 подписи должностного лица;

– указание на приложения (если таковые имеются);

– ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Письмо должно быть четко структурированным и убедительным, со ссылкой на факты. Это позволит адресату легко понять суть повествования, установить причинно-следственные связи и понять, что конкретно требуется и в какие именно сроки.

Оформление делового письма

Составление и оформление деловых писем – неотъемлемая часть повседневной работы каждого предприятия. Умение составлять стандартные деловые письма вырабатываются достаточно быстро, но одно неграмотное письмо может пагубно сказаться на репутации компании и (или) зарубить на корню возможность выгодного долгосрочного сотрудничества с потенциальным деловым партнером.

Оформление стандартного делового письма производится согласно следующим правилам:

– текст письма выравнивается по ширине страницы;

– текст письма разбивается на абзацы, которые отделяются друг от друга одним интервалом;

– части письма также отделяются друг от друга одним интервалом;

– абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см от левого края страницы;

– заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;

– межстрочный интервал в тексте составляет 1 или 1,5.

Как показывает практика, второй вариант лучше читается и проще воспринимается глазом человека;

– нумерация страниц проставляется в обязательном порядке, если письмо длиннее одной страницы.

Тогда начиная со второй страницы необходимо проставлять порядковые номера страниц. Правильным считается проставление номера посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края страницы.

Официальные деловые письма на фирменном бланке компании

Официальные деловые письма, как упоминалась ранее, составляются на фирменном бланке организации.

У каждой организации есть свой персональный, специально разработанный фирменный бланк, который служит ее визитной карточкой.

Реквизиты на фирменном бланке компании могут располагаться двумя способами, при этом оба варианта их расположения считаются правильными:

– с продольным расположением реквизитов, т. е. вверху по центру страницы;

– с угловым расположением реквизитов, т. е. в верхнем левом углу.