Личное дело работника

2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила 2015). В приложениях к Правилам 2015 находятся бланки обложки дела, внутренней описи, листа-заверителя, архивных описей дел, актов об уничтожении документов и др (см. раздел 3).

2.

 ВЕДЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА

2.1. Оформление личного дела при приеме работника

Коммерческие (частные) организации часто опираются на нормативные акты для гос. служащих при определении порядка работы с личными делами. Общие требования к оформлению, использованию и хранению дел содержатся в архивных правилах, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526, рекомендациях Росархива 2018 г.

На каждого работника отдельно заводятся картонные папки или скоросшиватели, где будут аккумулироваться документы в хронологическом порядке, начиная с момента трудоустройства, на протяжении всей его трудовой деятельности в данной организации и заканчивая увольнением.

Если работник повторно принят в штат компании, то на него оформляется новое личное дело. Размещение документов нескольких работников в одной папке личного дела не допускается.

Состав документов при приеме на работу нового сотрудника коммерческие организации определяют сами с учетом законодательства о персональных данных и Трудового кодекса РФ (см.

п. 2.3.).

2.2.1. Титульный лист (обложка) личного дела

Обложка дела по сути является его титульным листом. Коммерческие организации имеют право сами разрабатывать бланк титульного листа личных дел. Целесообразно приобрести картонные папки с уже напечатанными реквизитами на обложке и заполнять от руки.

Но некоторые компании предпочитают вносить данные и распечатывать титульный лист с компьютера и наклеивать его на папку.

Личные дела – документы длительного хранения и согласно ГОСТ 17914—72 должны оформляться в цельнокартонной обложке, иначе гос./мун. архив не примет эти дела на хранение.

Форма обложки дела (титульного листа) указана в приложении №28 к Правилам 2015, а в пунктах 4.25, 4.28, 4.