Личное дело работника

29 содержатся требования к реквизитам, которые должен содержать бланк титульного листа дела:

– полное наименование организации в соответствии с уставом организации;

– наименование структурного подразделения;

– регистрационный номер дела, индекс дела (по номенклатуре дел);

– заголовок дела (фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заведено личное дело);

– крайние даты дела – дата начала ведения дела и дата окончания (указывается дата первого документа в личном деле (о приеме), а последней будет дата приказа об увольнении);

– количество листов дела (указывается после закрытия дела и не должно превышать 250 листов в одной папке);

– срок хранения дела (в соответствии с архивным законодательством);

– архивный шифр дела – код, позволяющий определить место хранения дела в архиве (указывается при передаче дела на архивное хранение).

Форма обложки дела содержит реквизит «наименование государственного (муниципального) архива». Организации-источники комплектования гос.

/мун. архивов вносят полное наименование соответствующего архивного учреждения, а коммерческие организации, не являющиеся источниками комплектования, не заполняют его.

Если компания в ходе своей деятельности изменила название и/или произошла ее реорганизация, то нужно переоформить титульный лист: указать новое название, а предыдущее взять в скобки. Изменения можно внести от руки или заполнить на компьютере, распечатать и наклеить поверх старого листа (пример полного заполнения обложки см.

в п. 3.3.2.5.).

2.1.2. Внутренняя опись документов в личном деле

Когда первые документы о приеме помещены в личное дело работника, в начало папки прикрепляется внутренняя опись. Этот учетный документ специалист по кадрам будет заполнять на протяжении всей трудовой деятельности и вплоть до увольнения работника, а первые сведения в описи – данные документов, сформированных при приеме работника.

Благодаря внутренней описи поиск нужных бумаг в деле становится намного быстрее и удобнее.

Также эта опись необходима при передаче дел на архивное хранение.

Бланк можно разработать самостоятельно. Однако, проще воспользоваться формой, утвержденной Правилами 2015 (Приложение 27).

Итоговая запись заполняется после увольнения работника, а дело закрывается в делопроизводстве. Обычно к этому моменту внутренняя опись располагается на нескольких страницах, т. к. за время работы сотрудника в личном деле может скопиться большое количество документов.