Лучшие практики управления компаниями

При возможности, вместе с коллегами не только продумайте вашу аргументацию в каждом из вариантов, но и «проиграйте» возможную дискуссию, чтобы в условиях, приближенных к реальным, потренироваться в ведении переговоров. Если в совещании с вашей стороны участвует несколько участников, распределите между собой роли: кто модерирует встречу, кто и какие темы ведет в процессе дискуссии, и кто фиксирует договоренности.

Этап 2. Проведение совещания

·   Как организатор приходите / подключайтесь на встречи заранее, за 7-15 минут до начала совещания.

Это время можно использовать для технической подготовки (вывод слайдов, раздача материалов на бумаге и пр.), а также для small talk с участниками встречи, создания позитивной атмосферы на совещании.

·   Перед переходом к обсуждению вопросов повестки убедитесь, что ключевые участники присутствуют на совещании, повестка и материалы были доступны всем, а также что участники встречи знакомы друг с другом. Если необходимо, отведите 3-5 минут совещания на представления участников, а также время на ознакомление с материалами, не предоставленными заранее.

·   Во время встречи модератор встречи должен следить за тем, что время, отведенное на каждый из вопросов, соблюдается участниками обсуждения. Следите за тем, что участники не погружаются в чрезмерные детали или не уходят от основной темы обсуждения. В подобной ситуации продуктивно прервать обсуждение и предложить провести отдельную встречу в кругу необходимых участников по отдельно взятому вопросу и/или перенести обсуждение в переписку.

Не стесняйтесь прерывать участников.

·   На совещаниях следите за тем, чтобы все участники имели возможность выразить свою позицию. Если вам как модератору не хватает мнения отдельного участника, спросите его напрямую, а не ждите, пока он выскажется первым. Следите за тем, чтобы одни участники не «давили» других на встрече и соответствующим образом модерируйте дискуссию. Старайтесь поддерживать комфортную и открытую среду для свободного обмена мнениями.

·   В английском языке применительно к публичным выступлениям и переговорам используется выражение «less is more»: выражайте свои мысли максимально емко, избегайте слов-паразитов, деталей, не имеющих прямое отношение к предмету обсуждения. Это же правило применимо к слайдам презентаций и написанию документов. Следование данному принципу позволит донести ваши мысли для наибольшего количества участников и удерживать дискуссию в рамках повестки.

Этап 3.