Лучшие практики управления компаниями

Окончание совещания

·   За 3-5 минут до окончания совещания модератор встречи должен провести итоги совещания, резюмировать достигнутые договоренности и следующие шаги, с указанием сроков и исполнителей. Если по итогам совещания остались открытые / неохваченные вопросы, предложите дополнительные необходимые встречи и определите список участников – зачастую на таких встречах не требуется участие полного круга участников первоначального совещания. Если уточнение информации может пройти без обсуждения, предложите перенос данного вопроса в переписку и договоритесь о дальнейших шагах после уточнения вопроса.

После окончания встречи в тот же или на следующий рабочий день продублируйте достигнутые договоренности в письме участникам встречи в формате, использующемся в компании (протокол встречи, email, реестр договоренностей) и укажите время, в течение которого участники встречи могут дать свои дополнения/исправления в случае искажения модератором договоренностей.

ПРИМЕРЫ ОШИБОК

• Время встречи превышает плановое

• Не назначен ответственный за ведение встречи

• Документы не отправлены участникам до встречи

• В приглашении не указаны вопросы для обсуждения

• Не определен ответственный за фиксацию договоренностей по встрече

• После окончания встречи отсутствует четкое понимание следующих шагов

ОСНОВНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

• Репетиция.

Многие ораторы тратят десятки часов на репетицию выступления

• Используйте команду. Приглашайте коллег, расскажите им ваш доклад, они окажут незаменимую помощь

• Подготовка заметок к выступлению.

Это не зазорно, лучшие ораторы используют заметки

• Перед выступлением подготовьте четкий план с вопросами на обсуждение. Во время обсуждения вопросы, не относящиеся к теме, можно перенести на отдельную встречу, чтобы сэкономить время присутствующих

В моей практике были проекты, на которых количество совещаний доходило до тысячи. Для крупных кроссфункциональных проектов рекомендую вести реестр всех совещаний.

Использование реестра помогает быстро ориентироваться в достигнутых договоренностях. Шаблон такого реестра представлен ниже (см. Таблица 13):

Таблица 13 – Шаблон единого реестра совещаний по проекту

2.7.8. Запросы на изменения

Если консультант сталкивается с задачами, которые не входили в основной договор, то необходимо рассчитать дополнительный объем работ. Для этого используется шаблон запроса на изменения.