Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства»

Определить границы процесса и построить функциональную блок-схему процессной модели и цикла закупок.

4. Сформировать целевую организационную структуру подразделения закупок.

5. Сформировать ролевую модель процесса.

6. Сформировать функциональную матрицу распределения полномочий и ответственности не только закупочного подразделения, но и сопряженных функций (техническая дирекция, финансовая служба, служба экономической безопасности и пр.).

7. Разработать процессную модель «как есть», желательно с применением средств автоматизации.

8. Проанализировать процессную модель «как есть» на оптимальность, разработать процессную модель «как надо». Обратить внимание на шаблоны документов.

9. Согласовать и утвердить процессную модель. Это могут быть регламенты, но более современным подходом является утверждение цифровой процессной модели, построенной с применением соответствующего программного обеспечения и средств хранения данных и разграничения доступа.

10. Построить IT-архитектуру «как есть» на основе разработанной процессной модели, определить проблемные зоны в ландшафте автоматизации процесса закупок, разработать IT-архитектуру «как надо», приступить совместно со службой информационных технологий к разработке автоматизированных органайзеров и закупочных модулей.

11. Определить показатели процесса для его мониторинга.

12. Определить данные, необходимые для формирования показателей процесса, разработать ТЗ на автоматическое формирование показателей и отчетов по процессу.

13. Провести работы по автоматизации процесса.

Таким образом, Вы максимально определите Вашу зону ответственности, смежные процессы, заложите основу для автоматизации процесса, получите возможность осуществлять мониторинг процесса и непрерывно его улучшать. Важно избежать так называемой лоскутной автоматизации процесса, когда автоматизируют один-два блока процесса. Это происходит при «стихийной автоматизации», когда постановщики задачи не определились с границами своего процесса, его наполнением.

Например, часто автоматизируют проведение торгов, но торги – это только часть процесса, им предшествуют наполнение базы данных поставщиков, квалификация, формирование задания на закупку, формирование перечня участников закупки. После торгов происходят техническая и коммерческая оценка предложений, выбор победителя, заключение договора. В итоге отчеты по процессу собираются вручную, но считается, что процесс автоматизирован.

3.2.