Путеводитель по профессии: ДАО ассистента

Да и вам в какой-то момент надоест бегать «в мыле», просто потому что вы не подумали заранее.

Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету – эта привычка убережет вас от многих проблем.

СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ

Не паниковать и не теряться! От всего вы не убережетесь, поэтому стрессовые ситуации в работе будут всегда.

Важно правильно на них реагировать. Совет первый: даже если все вокруг в панике и не знают, что делать, ваша голова должна остаться холодной.

Если понимаете, что не получается, совет второй: выдохните и дайте себе минуту, чтобы подумать над решением проблемы.

Минута ничего не убавит и не прибавит.

Но у вас будет возможность подумать над решением проблемы или неожиданно возникшего вопроса.

Кроме того, ассистент – это голос и лицо своего руководителя. И это никак не сочетается с паникой и беготней по офису с криками: «Шеф, все пропало!».

Вы просто не можете себе такого позволить. Это все вокруг могут быть на грани самоубийства. Даже на грани провала, умейте сохранять разум.

Ведь это не конец света, верно?

А если это все-таки он, то вы точно ничего не измените.

А если серьезно, то в конечном итоге умение думать в состоянии стресса станет вашим лучшим помощником и сохранит вам душевное равновесие и нервы.

КОММУНИКАЦИЯ

Хороший ассистент – это хороший переговорщик. Это человек с отличными коммуникативными навыками и способностью правильно и грамотно общаться с людьми при любых обстоятельствах и вне зависимости от того, что за человек стоит рядом в конкретную минуту: коллега, подчиненный, клиент, партнер или гость.

Многие ассистенты в отсутствие руководителя в офисе выступают заместителями в некоторых вопросах, и умение общаться и писать, например, сообщения от имени шефа крайне важно. Кроме того, ассистенты очень часто являются неким мостиком между руководителем и сотрудниками, и вопрос грамотной коммуникации будет играть ключевую роль.

Однажды перед командировкой моему шефу срочно нужно было просмотреть файлы, подготовкой которых занимались наши партнеры.

Они задерживались и обещали прислать данные чуть ли не перед самой встречей. Уверения, что изменения совсем небольшие, и файл почти такой же, каким мы его обсуждали на последней встрече, успокаивали, надо сказать, мало.

Мне пришлось написать письмо одному из партнеров с просьбой выслать данные как можно быстрее. С одной стороны, я не могла требовать, с другой, надо было проявить определенную настойчивость, чтобы получить результат.